De kleine lettertjes…

Algemene voorwaarden Coachsoft.nl versie 01.09.2026

Artikel 1. Algemeen/Definities

In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:

1.1. Leverancier c.q. Coachsoft: De beheerder van de website https://coachsoft.nl en de Software, gevestigd aan de Hoenderkamp 20, 7812 VZ Emmen, Nederland, ingeschreven bij de kamer van koophandel onder nummer: 93138121
1.2. Contractant: De partij die een (elektronische) overeenkomst aangaat met Coachsoft of aan wie Coachsoft een offerte heeft doen toekomen.
1.3. Partijen: Coachsoft en Contractant.
1.4. Website: De website https://www.coachsoft.nl.
1.5. Algemene voorwaarden: de onderhavige algemene
voorwaarden.
1.6. Software: De door Coachsoft aangeboden Software-as-a-service.
1.7. Overeenkomst c.q. opdracht: elke afspraak tussen Contractant en Coachsoft, conform het bepaalde in overeenkomst en/of opdrachtbevestiging.
1.8. Aanvullende dienst: Een extra dienst die Contractant tegen betaling van Coachsoft af kan nemen.
1.9. AVG: de Algemene verordening gegevensbescherming (Verordening (EU) 2016/679).
1.10. Persoonsgegevens, Verwerken, Betrokkene, Verwerkingsverantwoordelijke en Verwerker: de begrippen zoals gedefinieerd in artikel 4 AVG.
1.11. Data: alle persoonsgegevens en overige gegevens die Contractant of diens cliënten in de Software invoeren of laten invoeren.
1.12. Subverwerker: een derde partij die Coachsoft inschakelt bij het Verwerken van Persoonsgegevens ten behoeve van Contractant.
1.13. Datalek: een inbreuk in verband met persoonsgegevens als bedoeld in artikel 4 lid 12 AVG.
1.14. Schriftelijk: onder “schriftelijk” wordt in deze algemene voorwaarden mede verstaan communicatie per e-mail, mits de identiteit van de afzender en de integriteit van het bericht voldoende vaststaan.

Artikel 2. Toepasselijkheid
2.1. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle overeenkomsten tussen Coachsoft en Contractant.
2.2. De algemene voorwaarden zijn tevens van toepassing op ieder gebruik van de website en de software door Contractant.
2.3. Afwijkingen op deze algemene voorwaarden zijn slechts geldig indien deze uitdrukkelijk schriftelijk zijn overeengekomen.
2.4. Eventuele algemene voorwaarden, inkoopvoorwaarden of andere voorwaarden van Contractant zijn niet geldig. De toepasselijkheid daarvan wordt door Coachsoft uitdrukkelijk van de hand gewezen.
2.5. Indien enige bepaling van deze algemene voorwaarden nietig is of vernietigd wordt, blijven de overige bepalingen volledig van kracht. Partijen treden in dat geval in overleg om nieuwe bepalingen ter vervanging overeen te komen, waarbij zoveel mogelijk het doel en de strekking van de oorspronkelijke bepaling in acht wordt genomen. Bij onduidelijkheid over de uitleg of inhoud van één of meer bepalingen dienen deze ‘in de geest’ van deze algemene voorwaarden te worden uitgelegd. Hetzelfde geldt voor situaties die niet in deze algemene voorwaarden zijn geregeld.
2.6. Indien Leverancier niet steeds strikte naleving van deze algemene voorwaarden verlangt, dan betekent dit niet dat de bepalingen van deze algemene voorwaarden niet van toepassing zijn, of dat Leverancier in enigerlei mate het recht zou verliezen om in andere gevallen de strikte naleving van de bepalingen van deze algemene voorwaarden te verlangen.

Artikel 3: Totstandkoming overeenkomst
3.1. De overeenkomst tussen Contractant en Coachsoft komt tot stand door:
a) elektronische aanmelding, bijvoorbeeld via e-mail of aanmelding op de Website;
b) telefonische aanmelding.
3.2. Contractant verklaart door aanmelding te beschikken over een geldige inschrijving bij het handelsregister
3.3. Coachsoft heeft het recht, zonder opgaaf van reden, een aanmelding te weigeren. Beëindiging van een reeds tot stand gekomen overeenkomst geschiedt uitsluitend overeenkomstig artikel 23.
3.4. Een overeenkomst start met een proefperiode van veertien (14) dagen. Contractant is over de proefperiode geen vergoeding verschuldigd en is niet verplicht een betaalmiddel op te geven. De proefperiode gaat niet automatisch over in een betaald abonnement. Na afloop van de proefperiode eindigt de overeenkomst van rechtswege en zonder kosten en vervalt de toegang tot de Software, tenzij Contractant vóór het einde van de proefperiode via zijn account of schriftelijk een betaald abonnement afsluit. In dat geval loopt de overeenkomst door als betaald abonnement tegen de op dat moment geldende tarieven en vangt de betalingsverplichting aan op de dag na afloop van de proefperiode. Na afloop van de proefperiode blijft de Data nog dertig (30) dagen beschikbaar, uitsluitend voor het exporteren daarvan door Contractant. Na afloop van die termijn verwijdert Coachsoft de Data overeenkomstig artikel 19. Contractant is zelf verantwoordelijk voor het tijdig veiligstellen van de Data die hij op grond van zijn eigen bewaartermijnen moet behouden.

Artikel 4. Tarieven, Offertes en aanbiedingen
4.1. Coachsoft kan van tijd tot tijd aanbiedingen introduceren die Contractant tegen betaling kan afnemen.
4.2. De kosten van aanbiedingen worden vermeld bij de betreffende aanbieding. Prijzen zijn exclusief BTW en overige ingevolge de wet verschuldigde belastingen, heffingen en rechten, tenzij anders aangegeven.
4.3. Een verstuurde offerte of aanbieding is tot 14 (veertien) dagen na dagtekening geldig, tenzij Coachsoft anders aangeeft.
4.4. Indien Contractant een offerte aanvaardt, behoudt Coachsoft het recht om het aanbod binnen 2 werkdagen na aanvaarding te herroepen.
4.5. Coachsoft kan niet aan zijn offertes worden gehouden indien Contractant redelijkerwijs kan begrijpen dat de offerte, dan wel een onderdeel daarvan, een kennelijke vergissing of verschrijving bevat.
4.6. Een samengestelde prijsopgave verplicht Coachsoft niet tot het verrichten van een gedeelte van de opdracht tegen een overeenkomstig deel van de opgegeven prijs.
4.7. Indien de aanvaarding van de offerte afwijkt dan is Coachsoft daaraan niet gebonden. De overeenkomst komt dan niet overeenkomstig deze afwijkende aanvaarding tot stand, tenzij Coachsoft anders aangeeft.
4.8. Gedane offertes zijn in beginsel prijsindicaties en gelden niet automatisch voor toekomstige opdrachten.
4.9. Alle prijzen op de Website zijn onder voorbehoud van typefouten. Voor de gevolgen van typefouten wordt geen aansprakelijkheid aanvaard.
4.10. Coachsoft kan de tarieven wijzigen. Een tariefwijziging wordt ten minste dertig (30) dagen voor inwerkingtreding aan Contractant bekendgemaakt. Coachsoft is gerechtigd de tarieven eenmaal per kalenderjaar aan te passen conform de consumentenprijsindex (CPI) van het CBS; een dergelijke indexatie geldt niet als wijziging waaraan een opzegrecht is verbonden. Bij een tariefwijziging die de indexatie te boven gaat kan Contractant, indien deze het met de wijziging niet eens is, de overeenkomst opzeggen tegen de datum waarop de wijziging ingaat.

Artikel 5: Bereikbaarheid en onderhoud
5.1. Coachsoft zal Contractant gedurende de looptijd van de overeenkomst de toegang tot de software verschaffen, maar garandeert geen ononderbroken beschikbaarheid.
5.2. Coachsoft heeft het recht de programmatuur van de software van tijd tot tijd aan te passen om de functionaliteit te verbeteren en om fouten te herstellen. Omdat de software aan meerdere Contractanten wordt geleverd, is het niet mogelijk om alleen voor Contractant van een bepaalde aanpassing af te zien. Coachsoft is niet gehouden tot enige vergoeding van schade veroorzaakt door het aanpassen van de software.
5.3. Coachsoft behoudt zich het recht voor de software tijdelijk buiten gebruik te stellen ten behoeve van onderhoud, aanpassing of verbetering daarvan. Coachsoft zal wegens zodanige buitengebruikstelling nimmer tot enige schade jegens Contractant gehouden zijn.
5.4. Coachsoft biedt ondersteuning bij het gebruik van de Software per e-mail, op werkdagen. Coachsoft spant zich in supportverzoeken binnen twee (2) werkdagen inhoudelijk te beantwoorden. Ondersteuning betreft het gebruik van de Software en omvat geen advisering over de bedrijfsvoering, administratie of AVG-compliance van Contractant.

Artikel 6: Persoonsgegevens en Toegangsgegevens
6.1. Contractant is zelf verantwoordelijk voor de keuze van een gebruikersnaam en wachtwoord, ondanks dat deze mogelijk in eerste instantie zijn aangemaakt door Coachsoft .
6.2. Het is Contractant verboden zijn toegangsgegevens tot de software aan derden te verstrekken of over te dragen. Coachsoft is niet verantwoordelijk voor misbruik en mag ervan uitgaan dat een persoon die zich aanmeldt met Contractant ’s gebruikersnaam en wachtwoord ook daadwerkelijk de Contractant is. Contractant dient Coachsoft op de hoogte te stellen als Contractant een vermoeden heeft dat het wachtwoord in handen is gekomen van onbevoegden. Coachsoft heeft het recht doeltreffende maatregelen te nemen in dergelijke gevallen.
6.3. Contractant stelt Coachsoft steeds onverwijld elektronisch op de hoogte van enige wijzigingen in (persoons)gegevens als voor en achternaam van de contactpersoon, bedrijfsnaam, emailadressen, telefoonnummer en overige gegevens die voor het beheer van de software door Coachsoft van belang zijn.
6.4. Op de verwerking van persoonsgegevens die Contractant en diens cliënten in de Software invoeren, zijn de artikelen 9 tot en met 19 van toepassing.

Artikel 7. Voorwaarden omtrent inhoud
7.1. Het is Contractant niet toegestaan de dienst(en) te gebruiken, dan wel te laten gebruiken, bewust of onbewust, voor handelingen of gedragingen die in strijd zijn met het Nederlandse recht, de overeenkomst, deze algemene voorwaarden en in het algemeen de fatsoensnormen en de redelijkheid en billijkheid die in het internetverkeer betamen, daaronder begrepen doch niet beperkt tot de navolgende handelingen en gedragingen:
a) het inbreuk maken op de eigendomsrechten van derde(n) of het onrechtmatig handelen jegens derde(n).
b) het openbaar maken of verspreiden van kinderpornografie of andere uitingen met een pornografisch of erotisch karakter.
c) het zich schuldig maken aan het verspreiden van informatie die discriminerend is ten aanzien van uiterlijk, ras, religie, geslacht, cultuur, afkomst of enige andere vorm van discriminatie.
7.2. De Contractant is zelf verantwoordelijk en aansprakelijk voor de bedrijfsgegevens . Hij garandeert dat de inhoud
van deze gegevens juist, actueel en betrouwbaar is en niet in strijd is met de geldende wet- en regelgeving en niet onrechtmatig is.
7.3. Contractant vrijwaart Coachsoft voor aanspraken van derden die gebaseerd zijn op de stelling dat de door Contractant met behulp van de Website opgeslagen en/of toegankelijk gemaakte informatie onrechtmatig is. Hieronder valt onder meer de schending van intellectuele eigendomsrechten of privacy van derden. Deze vrijwaring geldt niet voor zover de aanspraak voortvloeit uit een tekortkoming van Coachsoft in de nakoming van de artikelen 9 tot en met 19.
7.4. Indien Coachsoft een redelijk vermoeden heeft dat de informatie die Contractant met behulp van de Software heeft opgeslagen en/of toegankelijk heeft gemaakt onrechtmatig is, kan Coachsoft handelen om de informatie te verwijderen of de toegang daartoe te blokkeren. Coachsoft informeert Contractant hierover zo spoedig mogelijk. Coachsoft neemt daarbij geen kennis van de inhoud van cliëntdossiers verder dan strikt noodzakelijk is en handelt binnen de kaders van artikel 11.
7.5. Contractant mag in geen enkel geval de indruk wekken dat Contractant een partner van Coachsoft is.
7.6. Indien Contractant kennelijk in strijd handelt met deze Algemene Voorwaarden heeft Coachsoft het recht het om Contractant de toegang tot de software te ontzeggen.
7.7. Het is Contractant niet toegestaan via de Software ongevraagde berichten (spam) te verzenden of e-mailfunctionaliteit te gebruiken in strijd met de Telecommunicatiewet of de acceptable-use-voorwaarden van de door Coachsoft ingeschakelde e-maildienstverlener.
7.8. Op het gebruik van de Software is een fair-use-principe van toepassing ten aanzien van opslag, e-mailvolume en systeembelasting. Bij gebruik dat het gemiddelde gebruik van vergelijkbare Contractanten structureel en aanzienlijk overstijgt, treedt Coachsoft in overleg met Contractant en kan zij het gebruik beperken of daarvoor tegen vooraf gecommuniceerde tarieven aanvullende kosten in rekening brengen.”

Artikel 8. Intellectuele eigendomsrechten en geheimhouding

8.1. De auteursrechten van de Software zijn en blijven eigendom van Coachsoft. Het gebruiksrecht kan niet worden overgedragen of in licentie gegeven zonder toestemming van Coachsoft.
8.2. Alle rechten op de Data berusten en blijven berusten bij Contractant. Coachsoft verkrijgt uitsluitend het recht de Data te verwerken voor zover dat noodzakelijk is voor het leveren, onderhouden en beveiligen van de Software, conform de artikelen 9 tot en met 19.

Artikel 9. Rolverdeling bij de verwerking van persoonsgegevens
9.1. Contractant is Verwerkingsverantwoordelijke ten aanzien van de Persoonsgegevens die hij en zijn cliënten in de Software verwerken. Coachsoft is ten aanzien van die Persoonsgegevens Verwerker.
9.2. Contractant stelt zelf het doel en de middelen van de verwerking vast, bepaalt welke gegevens hij vastlegt en is verantwoordelijk voor de rechtmatigheid daarvan, waaronder het hebben van een geldige grondslag en het informeren van Betrokkenen.
9.3. Coachsoft is Verwerkingsverantwoordelijke ten aanzien van de gegevens die zij van Contractant zelf verwerkt voor het aangaan en uitvoeren van de overeenkomst, zoals accountgegevens, facturatiegegevens en supportcorrespondentie. Op die verwerking is het privacybeleid van Coachsoft van toepassing.
9.4. Contractant garandeert dat de verwerking van Persoonsgegevens in de Software niet onrechtmatig is en geen inbreuk maakt op de rechten van derden.

Artikel 10. Onderwerp, aard, duur en doel van de verwerking
10.1. Coachsoft verwerkt Persoonsgegevens uitsluitend ten behoeve van het leveren, onderhouden en beveiligen van de Software en het verlenen van ondersteuning aan Contractant.
10.2. Het onderwerp van de verwerking, de aard en het doel ervan, de categorieën Betrokkenen en de soorten Persoonsgegevens zijn beschreven in Bijlage 1.
10.3. De verwerking duurt zolang de overeenkomst tussen Partijen van kracht is, aangevuld met de termijnen genoemd in artikel 19.
10.4. Coachsoft verwerkt de Persoonsgegevens niet voor eigen doeleinden, verstrekt ze niet aan derden anders dan op grond van artikel 14, en gebruikt ze niet voor het trainen van modellen, voor profilering, voor marketing of voor enig ander doel dan in dit artikel omschreven.

Artikel 11. Instructies
11.1. Coachsoft verwerkt de Persoonsgegevens uitsluitend op basis van gedocumenteerde schriftelijke instructies van Contractant. Deze algemene voorwaarden en het gebruik van de functionaliteit van de Software gelden als zodanige instructie.
11.2. Coachsoft heeft geen zeggenschap over het doel en de middelen van de verwerking.
11.3. Coachsoft heeft geen toegang tot de inhoud van cliëntdossiers, tenzij: a) Contractant daarvoor uitdrukkelijk toestemming geeft, bijvoorbeeld in het kader van een supportverzoek; b) dit strikt noodzakelijk is voor het herstellen van een storing of het waarborgen van de beveiliging, in welk geval de toegang wordt beperkt tot het noodzakelijke en wordt vastgelegd; of c) Coachsoft daartoe wettelijk verplicht is.
11.4. Indien Coachsoft op grond van een wettelijke verplichting Persoonsgegevens moet verwerken of verstrekken, stelt zij Contractant daarvan vooraf op de hoogte, tenzij die wetgeving dit verbiedt.
11.5. Coachsoft stelt Contractant onmiddellijk in kennis indien naar haar oordeel een instructie van Contractant in strijd is met de AVG of andere gegevensbeschermingswetgeving.

Artikel 12. Geheimhouding
12.1. Coachsoft behandelt alle Persoonsgegevens en overige vertrouwelijke gegevens van Contractant en diens cliënten strikt vertrouwelijk.
12.2. Coachsoft beperkt de toegang tot de Persoonsgegevens tot personen voor wie die toegang noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst. Deze personen zijn tot geheimhouding verplicht, hetzij op grond van een arbeidsovereenkomst of verwerkersovereenkomst, hetzij op grond van een afzonderlijke geheimhoudingsverklaring.
12.3. De geheimhoudingsplicht blijft ook na beëindiging van de overeenkomst van kracht.
12.4. Coachsoft verstrekt de Persoonsgegevens niet zonder toestemming van Contractant aan derden, kopieert ze niet en maakt ze niet openbaar, behoudens het bepaalde in de artikelen 11.4 en 14.

Artikel 13. Beveiliging
13.1. Coachsoft treft passende technische en organisatorische maatregelen als bedoeld in artikel 32 AVG om de Persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, diefstal en onrechtmatige verwerking. De maatregelen zijn afgestemd op de aard van de gegevens – waaronder het gegeven dat in de Software gegevens over gezondheid kunnen worden verwerkt – en op de stand van de techniek.
13.2. De op het moment van publicatie geldende maatregelen zijn beschreven in Bijlage 3. Coachsoft mag de maatregelen wijzigen, mits het beschermingsniveau daardoor niet daalt.
13.3. Coachsoft evalueert de beveiligingsmaatregelen periodiek en past deze aan wanneer daartoe aanleiding bestaat.
13.4. Contractant is verantwoordelijk voor de beveiliging aan zijn eigen zijde, waaronder het zorgvuldig omgaan met inloggegevens, het gebruik van tweestapsverificatie waar beschikbaar, en het beveiligen van de apparaten waarmee hij de Software gebruikt.

Artikel 14. Subverwerkers
14.1. Contractant geeft Coachsoft algemene toestemming om Subverwerkers in te schakelen bij het verwerken van Persoonsgegevens.
14.2. De op het moment van publicatie ingeschakelde Subverwerkers zijn opgenomen in Bijlage 2, met vermelding van de dienst die zij leveren en het land waar de verwerking plaatsvindt.
14.3. Coachsoft legt aan iedere Subverwerker ten minste dezelfde verplichtingen op als in deze algemene voorwaarden zijn opgenomen, door middel van een schriftelijke overeenkomst.
14.4. Coachsoft informeert Contractant ten minste dertig (30) dagen vooraf over het voornemen een Subverwerker toe te voegen of te vervangen. Contractant kan binnen die termijn schriftelijk en op redelijke, gegevensbeschermingsgerelateerde gronden bezwaar maken. Komen Partijen er niet uit, dan kan Contractant de overeenkomst opzeggen tegen de datum waarop de wijziging ingaat, met restitutie van vooruitbetaalde abonnementskosten over de resterende periode.
14.5. Op verzoek verstrekt Coachsoft een actueel overzicht van alle ingeschakelde Subverwerkers.

Artikel 15. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte
15.1. De Persoonsgegevens die Contractant en diens cliënten in de Software vastleggen, waaronder cliëntgegevens, dossiergegevens, sessieverslagen, afspraken, contracten en facturen, worden opgeslagen en verwerkt op servers in Nederland. Back-ups worden eveneens in Nederland bewaard.
15.2. In afwijking van artikel 15.1 worden bij de in Bijlage 2 genoemde dienst voor e-mailverzending Persoonsgegevens binnen de Europese Unie verwerkt in plaats van in Nederland. Het gaat daarbij uitsluitend om de gegevens die voor die dienst nodig zijn, zoals het e-mailadres van de ontvanger en de inhoud van het bericht. Bijlage 2 vermeldt per Subverwerker het land of de regio van verwerking.
15.3. Coachsoft kan niet uitsluiten dat een Subverwerker in het kader van zijn eigen ondersteuningsprocessen incidenteel vanuit een land buiten de Europese Economische Ruimte toegang heeft tot Persoonsgegevens. Voor zover dat het geval is, geschiedt dit uitsluitend op basis van een geldig doorgiftemechanisme als bedoeld in hoofdstuk V AVG, zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie of een adequaatheidsbesluit.
15.4. Buiten het bepaalde in de artikelen 15.2 en 15.3 vindt geen doorgifte van Persoonsgegevens naar landen buiten de Europese Economische Ruimte plaats, tenzij Coachsoft daartoe wettelijk verplicht is. In dat geval informeert Coachsoft Contractant vooraf, tenzij die wetgeving dit verbiedt.
15.5. Op verzoek meldt Coachsoft in welk land of welke landen de Persoonsgegevens ten behoeve van Contractant worden verwerkt.
15.6. Coachsoft kan de locatie van verwerking binnen de Europese Economische Ruimte wijzigen. Op een dergelijke wijziging is de procedure van artikel 14.4 van overeenkomstige toepassing: Coachsoft kondigt de wijziging ten minste dertig (30) dagen vooraf aan en Contractant kan op redelijke, gegevensbeschermingsgerelateerde gronden bezwaar maken.”

Artikel 16. Datalekken
16.1. Coachsoft stelt Contractant zonder onredelijke vertraging en in elk geval binnen 48 uur na ontdekking op de hoogte van een Datalek dat betrekking heeft op de Persoonsgegevens van Contractant.
16.2. De melding bevat, voor zover beschikbaar, ten minste: de aard van de inbreuk, de categorieën en het aantal betrokken Persoonsgegevens en Betrokkenen, de waarschijnlijke gevolgen, de door Coachsoft genomen of voorgestelde maatregelen, en een contactpunt voor nadere informatie. Ontbrekende informatie wordt zo spoedig mogelijk nagezonden.
16.3. Contractant beoordeelt als Verwerkingsverantwoordelijke of het Datalek moet worden gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens en of Betrokkenen moeten worden geïnformeerd. Coachsoft doet zelf geen melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens namens Contractant, tenzij Partijen dat schriftelijk anders overeenkomen.
16.4. Coachsoft verleent Contractant alle redelijke medewerking bij het beoordelen van het Datalek, het informeren van Betrokkenen, het analyseren van de oorzaak en het treffen van herstelmaatregelen.
16.5. Coachsoft houdt een register bij van Datalekken die de Persoonsgegevens van Contractant raken en stelt dit op verzoek beschikbaar.

Artikel 17. Rechten van betrokkenen en bijstand
17.1. Coachsoft verleent Contractant redelijke bijstand bij het beantwoorden van verzoeken van Betrokkenen, waaronder verzoeken om inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, bezwaar en dataportabiliteit. De Software voorziet daartoe in exportfunctionaliteit.
17.2. Ontvangt Coachsoft rechtstreeks een verzoek van een Betrokkene, dan geeft zij daaraan geen gevolg maar stuurt zij het verzoek zo spoedig mogelijk door aan Contractant.
17.3. Ontvangt Coachsoft een verzoek van een derde om inzage in de Persoonsgegevens op grond van een vermeende wettelijke verplichting, dan informeert Coachsoft Contractant daarover schriftelijk voordat inzage wordt verleend, zodat Contractant kan beoordelen of het verzoek gegrond is, tenzij de wet dit verbiedt.
17.4. Coachsoft verleent Contractant redelijke bijstand bij het uitvoeren van een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) en bij een eventuele voorafgaande raadpleging van de Autoriteit Persoonsgegevens, door de daarvoor benodigde informatie over de verwerking en de beveiligingsmaatregelen beschikbaar te stellen.
17.5. De bijstand op grond van de artikelen 17.1 tot en met 17.3 is kosteloos. Voor bijstand bij een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) of een voorafgaande raadpleging als bedoeld in artikel 17.4, alsmede voor verzoeken die naar hun aard buitensporig of repetitief zijn, kan Coachsoft na voorafgaande schriftelijke opgave van de verwachte tijdsbesteding redelijke kosten in rekening brengen tegen het in artikel 18.4 genoemde uurtarief. Het beschikbaar stellen van reeds bestaande documentatie over de verwerking en de beveiligingsmaatregelen is steeds kosteloos.

Artikel 18. Audits en informatieplicht
18.1. Coachsoft stelt Contractant op verzoek alle informatie ter beschikking die nodig is om aan te tonen dat de verplichtingen uit de artikelen 9 tot en met 19 worden nagekomen.
18.2. Contractant kan ten hoogste eenmaal per jaar een audit laten uitvoeren door een onafhankelijke, aan geheimhouding gebonden deskundige, alsmede na een Datalek dat de Persoonsgegevens van Contractant raakt en dat naar zijn aard een waarschijnlijk risico voor de rechten en vrijheden van Betrokkenen met zich meebrengt.
18.3. Een audit wordt ten minste dertig (30) dagen vooraf aangekondigd, vindt plaats tijdens kantooruren en wordt zo uitgevoerd dat de bedrijfsvoering van Coachsoft zo min mogelijk wordt verstoord. De audit strekt zich niet uit tot gegevens van andere klanten van Coachsoft.
18.4. De kosten van de audit komen voor rekening van Contractant. Daaronder vallen zowel de kosten van de door Contractant ingeschakelde deskundige als de redelijke kosten van de tijd die Coachsoft aan de audit besteedt, waaronder het verzamelen en aanleveren van informatie, het beantwoorden van vragen en het begeleiden van de uitvoering. Coachsoft brengt deze tijd in rekening tegen haar op dat moment geldende uurtarief (bij publicatie van deze voorwaarden: € 135, exclusief btw). Wijzigingen van het uurtarief worden op de Website bekendgemaakt. Coachsoft geeft vooraf een schriftelijke indicatie van de verwachte tijdsbesteding en overschrijdt deze niet zonder voorafgaande instemming van Contractant.
18.5. In afwijking van artikel 18.4 komen de kosten van de audit voor rekening van Coachsoft indien uit de audit blijkt dat Coachsoft in wezenlijke mate tekortschiet in de nakoming van de artikelen 9 tot en met 19. De door Coachsoft te vergoeden auditkosten zijn in dat geval beperkt tot de redelijke, aantoonbaar gemaakte kosten van de door Contractant ingeschakelde deskundige, met een maximum van de door Contractant betaalde abonnementskosten over twaalf (12) maanden. Deze beperking laat een eventuele aanspraak op schadevergoeding op grond van artikel 20 onverlet.
18.6. Coachsoft kan aan de informatieplicht van dit artikel voldoen door het overleggen van een actuele auditverklaring of certificering van een onafhankelijke deskundige, voor zover die de relevante verplichtingen dekt. Contractant neemt een dergelijke verklaring in ontvangst voordat hij tot een eigen audit overgaat.

Artikel 19. Bewaren, teruggeven en verwijderen van gegevens
19.1. Contractant kan de Data gedurende de looptijd van de overeenkomst exporteren naar een csv-bestand.
19.2. Na beëindiging van de overeenkomst blijft de Data nog dertig (30) dagen beschikbaar, uitsluitend voor het exporteren daarvan door Contractant. Contractant is zelf verantwoordelijk voor het tijdig veiligstellen van de Data die hij op grond van zijn eigen bewaartermijnen moet behouden. Bij beëindiging op grond van artikel 23.5 sub d kan Coachsoft de toegang beperken tot een door Coachsoft begeleide export, dan wel de Data op verzoek van Contractant eenmalig als exportbestand verstrekken.
19.3. Na afloop van de in artikel 19.2 genoemde termijn verwijdert of vernietigt Coachsoft de Persoonsgegevens, inclusief eventuele kopieën, op veilige wijze binnen 30 dagen, tenzij Coachsoft wettelijk verplicht is bepaalde gegevens langer te bewaren. Back-ups worden verwijderd volgens de reguliere back-upcyclus, die uiterlijk 35 dagen bedraagt.
19.4. Coachsoft bevestigt de verwijdering op verzoek schriftelijk.
19.5. Bepalingen die naar hun aard bestemd zijn om na beëindiging voort te duren – waaronder geheimhouding, aansprakelijkheid en vrijwaring – blijven van kracht.

Artikel 20. Aansprakelijkheid
20.1. Coachsoft staat niet in voor de juistheid van de door haar op en/of via de Website geboden informatie en sluit ter zake daarvan iedere aansprakelijkheid uit.
20.2. Coachsoft is niet aansprakelijk voor enige schade die voortvloeit uit de totstandkoming of uitvoering van de overeenkomst, tenzij in dit artikel anders is bepaald.
20.3. Coachsoft is niet aansprakelijk voor gevolgschade, enige indirecte schade of bedrijfsschade. Voor het handelen en nalaten van Subverwerkers bij het Verwerken van Persoonsgegevens is Coachsoft aansprakelijk als voor eigen handelen.
20.4. Indien met inachtneming van de vorige leden voor Coachsoft toch aansprakelijkheid ontstaat, is deze beperkt tot maximaal de factuurwaarde van dat specifieke gedeelte van de overeenkomst waarop de aansprakelijkheid betrekking heeft, met een maximum van de door Contractant betaalde abonnementskosten over twaalf (12) maanden. In afwijking daarvan is de aansprakelijkheid van Coachsoft voor schade als bedoeld in artikel 20.9 beperkt tot tweemaal de door Contractant betaalde abonnementskosten over twaalf (12) maanden.
20.5. Iedere aanspraak op schadevergoeding en iedere klacht met betrekking tot de uitvoering van de overeenkomst dient door Contractant schriftelijk bij Coachsoft te zijn ingediend binnen zestig (60) dagen nadat Contractant de schade of het gebrek heeft ontdekt of redelijkerwijs had kunnen ontdekken, op straffe van verval van iedere aanspraak.
20.6. Contractant vrijwaart Coachsoft voor alle aanspraken van derden, uit welken hoofde dan ook, ter zake van vergoeding van schade, kosten of rente, verband houdende met deze overeenkomst, de Website en/of de Software. Deze vrijwaring geldt niet voor zover de aanspraak voortvloeit uit een tekortkoming van Coachsoft in de nakoming van de artikelen 9 tot en met 19, of uit opzet of bewuste roekeloosheid van Coachsoft.
20.7. Contractant is in alle gevallen verplicht schadebeperkend op te treden en Coachsoft in staat te stellen de schade zelf ongedaan te maken.
20.8. Coachsoft is jegens Contractant aansprakelijk voor schade die Contractant lijdt doordat Coachsoft de verplichtingen uit de artikelen 9 tot en met 19, de AVG of andere toepasselijke gegevensbeschermingswetgeving niet is nagekomen. Coachsoft is niet aansprakelijk voor schade die voortvloeit uit het opvolgen van schriftelijke instructies van Contractant, indien die instructies in strijd zijn met de AVG en Coachsoft Contractant daarop overeenkomstig artikel 11.5 heeft gewezen.
20.9. De in dit artikel opgenomen beperkingen van aansprakelijkheid gelden niet indien de schade te wijten is aan opzet of bewuste roekeloosheid van Coachsoft, en niet voor zover artikel 82 AVG beperking niet toestaat.

Artikel 21. Betalingsvoorwaarden
21.1. Contractant gaat akkoord met elektronische facturatie door Coachsoft. Facturen worden in pdf of ander passend formaat verzonden aan het bij Coachsoft bekende e-mailadres van Contractant.
21.2. Facturen dienen binnen veertien (14) dagen na factuurdatum te zijn voldaan, tenzij op de factuur of in de overeenkomst een andere termijn is vermeld. Bij verzuim is Contractant de wettelijke handelsrente verschuldigd, alsmede de buitengerechtelijke incassokosten conform de wettelijke staffel (Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten), met een minimum van € 40.
21.3. Na het verstrijken van de betaaltermijn is Contractant die niet tijdig betaalt van rechtswege in verzuim, zonder dat hiervoor ingebrekestelling is vereist. Vanaf dat moment is Coachsoft gerechtigd haar dienstverlening te beperken, bijvoorbeeld door de toegang tot de Website en/of de Software te beperken.
21.4. Coachsoft heeft tevens het recht de toegang tot alle andere aan Contractant geleverde diensten te beperken.
21.5. Indien Contractant meent dat een factuur onjuist is, dient Contractant vóór het einde van de betalingstermijn schriftelijk bezwaar te maken. Coachsoft stelt dan een onderzoek in. Het gedeelte van de factuur waartegen geen bezwaar wordt gemaakt blijft opeisbaar en betaling daarvan mag niet worden opgeschort.
21.6. Beperking van de toegang op grond van dit artikel laat de verplichtingen van Coachsoft uit de artikelen 9 tot en met 19 onverlet. Coachsoft zal de Data gedurende de in artikel 19.2 genoemde termijn niet verwijderen enkel wegens betalingsachterstand, en biedt Contractant gelegenheid de Data te exporteren.
21.7. Abonnementskosten zijn per facturatieperiode bij vooruitbetaling verschuldigd. Betaling geschiedt via automatische incasso of een ander door Coachsoft aangeboden betaalmiddel. Contractant draagt er zorg voor dat gedurende de looptijd van de overeenkomst een geldig betaalmiddel is gekoppeld en dat voldoende saldo beschikbaar is. Bij een mislukte incasso ontvangt Contractant een betaalverzoek; artikel 21.3 is van overeenkomstige toepassing.

Artikel 22. Overmacht
22.1. In geval van overmacht, waaronder in ieder geval wordt verstaan storingen in de telecommunicatieinfrastructuur, (D)DoS-aanvallen (Distributed Denial of Service) binnenlandse onlusten, mobilisatie, oorlog, stremming in het vervoer, staking, uitsluiting, bedrijfsstoornissen, stagnatie in toelevering, brand, overstroming, in- en uitvoerbelemmeringen en in het geval dat Coachsoft door zijn eigen leveranciers, ongeacht de reden daartoe, niet tot levering in staat wordt gesteld waardoor nakoming van de Overeenkomst redelijkerwijs niet van Coachsoft kan worden gevergd, zal de uitvoering van de Overeenkomst worden opgeschort, dan wel de Overeenkomst worden beëindigd, alles zonder enige verplichting tot schadevergoeding.

Artikel 23. Duur en beëindiging
23.1. De overeenkomst wordt aangegaan voor onbepaalde tijd, tenzij Partijen uitdrukkelijk en schriftelijk anders zijn overeengekomen.
23.2. Contractant kan een overeenkomst voor onbepaalde tijd op elk moment opzeggen tegen het einde van de lopende facturatieperiode. Opzegging geschiedt schriftelijk of via het account van Contractant. Er vindt geen restitutie plaats van reeds betaalde abonnementskosten over de lopende facturatieperiode.
23.3. Aanvullende diensten worden aangegaan voor bepaalde tijd, tenzij Partijen uitdrukkelijk en schriftelijk anders zijn overeengekomen. Een overeenkomst voor bepaalde tijd wordt na afloop niet automatisch verlengd en is tussentijds opzegbaar zonder restitutie van reeds betaalde vergoedingen.
23.4. Coachsoft kan de overeenkomst opzeggen met inachtneming van een opzegtermijn van ten minste één (1) maand. In dat geval restitueert Coachsoft vooruitbetaalde abonnementskosten over de periode na de beëindigingsdatum naar rato.
23.5. Coachsoft heeft het recht de overeenkomst met onmiddellijke ingang op te zeggen of te ontbinden, zonder tot enige schadevergoeding gehouden te zijn, indien: a) Contractant, ondanks schriftelijke ingebrekestelling met een redelijke hersteltermijn, tekortschiet in de nakoming van enige op hem rustende verplichting, dan wel nakoming blijvend onmogelijk is; b) aan Contractant (al dan niet voorlopig) surseance van betaling wordt verleend, Contractant in staat van faillissement wordt verklaard, een verzoek tot toepassing van een schuldsaneringsregeling indient, of onder curatele of bewind wordt gesteld; c) Contractant zijn bedrijfsvoering geheel of gedeeltelijk staakt of liquideert; of d) Contractant misbruik maakt van de Software of in ernstige mate in strijd handelt met deze algemene voorwaarden, waaronder artikel 7.
23.6. Na beëindiging van de overeenkomst, op welke grond dan ook, heeft Contractant geen toegang meer tot de Software en gelden de export- en verwijdertermijnen van artikel 19.
23.7. Indien Coachsoft ophoudt te bestaan of stopt met het aanbieden van de Software, wordt Contractant daarvan vooraf op de hoogte gesteld. Contractant krijgt dan een termijn van ten minste drie (3) maanden om de Data elders onder te brengen. In geval van faillissement, surseance van betaling of een andere omstandigheid buiten de macht van Coachsoft spant Coachsoft zich in om Contractant een zo lang mogelijke exportperiode te bieden, zonder dat daaraan een garantie kan worden ontleend.

Artikel 24. Wijziging van de algemene voorwaarden

24.1. Coachsoft is gerechtigd deze algemene voorwaarden eenzijdig te wijzigen of aan te vullen. Wijzigingen gelden ook ten aanzien van reeds bestaande overeenkomsten. Wijzigingen van ondergeschikt belang kunnen te allen tijde worden doorgevoerd. Grote inhoudelijke wijzigingen worden op de Website bekendgemaakt en treden in werking dertig (30) dagen na bekendmaking, of op een later tijdstip indien dit expliciet in de bekendmaking is vermeld. Binnen deze periode kan Contractant, indien deze op redelijke gronden de wijzigingen niet accepteert, de overeenkomst ontbinden. Indien Contractant de overeenkomst op grond van dit artikel ontbindt, restitueert Coachsoft vooruitbetaalde abonnementskosten over de periode na de ontbindingsdatum naar rato.

Artikel 25. Slotbepalingen
25.1. Op de overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.
25.2. Verandering in management of rechtsvorm hebben geen invloed op de Overeenkomst.
25.3. Voor zover door regels van dwingend recht niet anders wordt voorgeschreven, worden alle geschillen die ontstaan naar aanleiding van de overeenkomst voorgelegd aan de Rechtbank Noord-Nederland, locatie Assen.
25.4. Coachsoft is gerechtigd deze overeenkomst en alle daaruit voortvloeiende rechten en verplichtingen over te dragen aan een derde die de Website, de Software en/of de bijbehorende dienstverlening overneemt. Coachsoft stelt Contractant hiervan ten minste dertig (30) dagen vooraf op de hoogte. Contractant kan de overeenkomst in dat geval opzeggen tegen de datum van overdracht.

Bijlage 1 – Overzicht van de verwerking

Onderwerp: het leveren van Software-as-a-Service waarmee Contractant zijn coach-, trainings- of begeleidingspraktijk administreert.

Aard van de verwerking: opslaan, raadplegen, wijzigen, structureren, exporteren, verwijderen en beveiligen van gegevens; het verzenden van e-mail namens Contractant (herinneringen, verslagen, facturen); het maken van back-ups.

Doel: het beschikbaar stellen en onderhouden van de Software, het uitvoeren van de door Contractant gekozen functionaliteit, en het verlenen van ondersteuning.

Categorieën Betrokkenen

• cliënten van Contractant;
• eventuele contactpersonen van opdrachtgevers van Contractant;
• medewerkers of gemachtigden van Contractant met toegang tot de Software.

Soorten Persoonsgegevens

Categorie	Voorbeelden
Identificatie- en contactgegevens	naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, geboortedatum
Dossiergegevens	doelen, voortgang, sessieverslagen, notities, taken
Afspraakgegevens	datum, tijd, type sessie, locatie of online-verwijzing
Contract- en trajectgegevens	contracten, ondertekening, trajectvoortgang
Financiële gegevens	facturen, factuurregels, betaalstatus, btw-gegevens
Urenregistratie	bestede tijd per cliënt of traject
Gebruiksgegevens	inloggegevens, logbestanden, IP-adressen

Bijzondere categorieën persoonsgegevens: Contractant kan in vrije velden zoals verslagen en notities gegevens over gezondheid vastleggen. Contractant is er als Verwerkingsverantwoordelijke voor verantwoordelijk dat hij daarvoor een geldige grondslag heeft, waaronder uitdrukkelijke toestemming van de Betrokkene wanneer die vereist is. Coachsoft heeft deze gegevens meegewogen bij het bepalen van de beveiligingsmaatregelen in Bijlage 3.

Bewaartermijn: Contractant bepaalt zelf welke gegevens hij bewaart en hoe lang. Coachsoft bewaart de gegevens zolang de overeenkomst duurt, aangevuld met de termijnen van artikel 19.

Bijlage 2 — Subverwerkers

Subverwerker	Dienst	Land van verwerking
Google Cloud EMEA Limited (Google Cloud Platform, Cloud SQL)	hosting van applicatie, database en back-ups	Nederland (regio europe-west4, Eemshaven)
Twilio Sendgrid	verzending van transactionele e-mail namens Contractant, zoals afspraakherinneringen, verslagen en facturen	Europese Unie (Twilio SendGrid EU Data Residency)
Mollie B.V.	verwerking van betalingen en betaallinks	Nederland

Coachsoft verwerkt de Persoonsgegevens van cliënten van Contractant niet met behulp van externe kunstmatige-intelligentiediensten.

Bijlage 3 — Beveiligingsmaatregelen

Technische maatregelen

• Beveiligingsupdates op besturingssysteem- en applicatieniveau
• Versleutelde verbindingen (TLS) tussen gebruiker en applicatie
• Versleutelde opslag van gegevens en back-ups
• Wachtwoorden worden gehasht opgeslagen en zijn voor Coachsoft niet leesbaar
• Logische scheiding van gegevens per Contractant (multi-tenant scheiding)
• Dagelijkse back-ups, met periodieke hersteltest
• Logging van toegang tot productiesystemen

Organisatorische maatregelen

• Toegang tot productiegegevens is beperkt tot daartoe aangewezen personen
• Geheimhoudingsplicht voor iedereen met toegang
• Verwerkersovereenkomsten met alle Subverwerkers
• Procedure voor het herkennen, vastleggen en melden van Datalekken
• Periodieke evaluatie van de beveiligingsmaatregelen