Het cliëntdossier van je coachpraktijk

Als coach of therapeut werk je met mensen, niet met dossiers. Toch wil je aan het begin van een sessie in tien seconden zien waar je vorige keer gebleven was, zonder drie mappen open te klikken of door je mail te scrollen.

In Coachsoft heeft elke cliënt een dossier. Daarin staat alles: gegevens, doelen, verslagen, afspraken, contracten en facturen. Je opent het dossier en je weet weer waar je bent. Zo werkt Coachsoft als cliëntvolgsysteem: je ziet niet alleen wat er is vastgelegd, maar ook waar iemand staat in zijn traject.

Alles van één cliënt bij elkaar

Geen losse documenten meer, geen namen in een Excel-bestand, geen verslagen in je mailbox. Het dossier van een cliënt bevat wat je nodig hebt en niets meer:

• Gegevens en contactinformatie: met tags en filters, zodat je je cliënten kunt groeperen zoals jij wil
• Sessies en afspraken: elke afspraak uit je agenda staat automatisch in het dossier
• Verslagen: chronologisch, met templates voor intake, tussenevaluatie en eindverslag
• Trajecten: met het aantal sessies dat je hebt afgesproken en hoeveel er nog te gaan zijn
  Contracten en facturen: direct vanuit het dossier, gevuld met de gegevens die er al staan

Een cliëntvolgsysteem dat bij een coachpraktijk past

Een dossier bewaart wat er geweest is. Een cliëntvolgsysteem laat ook zien waar iemand nú staat: welke doelen er liggen, hoeveel sessies er zijn geweest, wat er sinds de vorige keer is veranderd.

De meeste volgsystemen komen uit de zorg of uit de zakelijke hoek. Een klantvolgsysteem voor sales, of een cliëntvolgsysteem met declaratiecodes voor behandelaars. Die zijn zwaar, duur, en vragen om gegevens die jij helemaal niet bijhoudt.

Coachsoft is gebouwd voor hoe een coach werkt. Je legt vast wat er in de sessie speelde, je ziet de lijn over het traject heen, en meer heb je niet nodig.

Van intake tot eindverslag in één tijdlijn

Een coachtraject is geen verzameling losse momenten. In het dossier zie je de tijdlijn: wanneer je de intake deed, wat er in sessie drie speelde, welk huiswerk je meegaf en wat daaruit kwam.

Zoek je iets terug van een half jaar geleden, dan scrol je terug. Werk je met een cliënt die na een jaar opnieuw aanklopt, dan open je het oude dossier en je bent meteen weer bij.

Verslagen schrijf je vanuit de sessie zelf, met een template dat past bij het type gesprek. Klaar is klaar — het staat op de goede plek zonder dat je iets hoeft op te slaan of te verplaatsen.

Je sessie voorbereid voordat je begint

Coachsoft kan een korte briefing voor je klaarzetten op basis van wat er in het dossier staat: waar je vorige keer bleef, welk huiswerk er lag, welke punten je wilde terugpakken.

Je leest hem door en je zit voorbereid in je stoel. De AI draait op onze eigen infrastructuur in Nederland. Je dossiers gaan niet naar een extern AI-bedrijf, en het model leert niets van wat jij erin schrijft. Wat je krijgt is een concept, jij houdt de pen.

Doelen en voortgang per traject

Bij de intake spreek je af waar je naartoe werkt. In het dossier leg je die doelen vast, en het volgsysteem laat je per traject direct zien hoe ver je bent: hoeveel sessies er zijn geweest, hoeveel er nog volgen, en wat er per doel is gebeurd.

Dat helpt jou bij het bewaken van de rode draad. En het helpt je cliënt, want je kunt op elk moment laten zien wat er in beweging is gekomen.

Veilig delen met je cliënt

Een verslag dat je met je cliënt wilt delen, deel je beveiligd vanuit het dossier. Geen bijlage die ergens in een mailbox blijft rondslingeren, geen onbeveiligde link.

Je bepaalt zelf wat je deelt en wanneer. Wat je voor jezelf houdt, blijft van jou.

Je dossiers, veilig bewaard

Cliëntdossiers zijn bijzondere gegevens. Als coach ben je verantwoordelijk voor wat je vastlegt en hoe lang je het bewaart.

• Opslag op servers in Nederland
• Dagelijkse back-ups
• Versleutelde verbinding en opslag
• AVG-conform, met een verwerkersovereenkomst die je bij ons afsluit

Meer weten over wat de AVG van je vraagt bij een cliëntdossier? Lees onze uitleg over AVG en je cliëntdossier als coach of bekijk alle functies van Coachsoft